Buat yang belum tahu, ini nih yang namanya LoA alias Letter of Acceptance.

Posting kali ini, aku akan membahas serba-serbi LoA khususnya untuk postgraduate atau pascasarjana di Inggris, Belanda, dan Selandia Baru.

Setiap negara bahkan kampus punya istilah sendiri untuk menyebut surat penerimaan. Australia dan Selandia Baru lebih sering menggunakan istilah Letter of Offer atau Letter of Admission. Dengan dikeluarkannya LoA, kamu memperoleh penawaran melanjutkan studi di universitas terkait. Penawaran lho ya, bukan diterima. Karena kamu lah yang memutuskan akan menerima penawaran itu atau tidak.

Berbeda dengan di Indonesia, umumnya universitas di luar negeri tidak menyelenggarakan tes masuk seperti SNMPTN. Kamu hanya perlu mengumpulkan berkas dan persyaratan sesuai ketentuan kampus dan program. Sebelumnya, kamu perlu tahu bahwa ada 2 macam LoA di universitas di luar negeri, khususnya Inggris dan Belanda, yaitu:

1. Conditional Offer atau penawaran bersyarat. Kalau kamu dapat Conditional Offer, artinya masih ada berkas atau persyaratan yang belum terpenuhi. Eits! Tidak semua universitas bisa mengeluarkan Conditional Offer lho. University of Auckland, Selandia Baru, tidak mengeluarkan Conditional Offer. Jadi kalau memenuhi syarat ya kamu akan didukung untuk mendaftar lagi di periode berikutnya. Begitu kata suratnya. Penolakan secara halus dan lembut. Hehehe..
2. Unconditional Offer atau penawaran tanpa syarat. Artinya, kamu sudah memenuhi semua kriteria pendaftaran. Selanjutnya kamu tinggal menentukan mau diapakan nih LoA. Pilihan yang diberikan dari universitas berbeda-beda. Misalnya, University of Southampton hanya memberi 2 pilihan bagi penerima Unconditional Offer: menerima, atau menolak. Sementara Lancaseter punya 3 pilihan: menerima, menolak, atau defer (diperpanjang hingga tahun ajaran berikutnya).

Bagaimana cara memperoleh LoA?

Jawabannya cuma 1, MENDAFTARLAH! Percuma kamu datang ke expo, tanya ini-itu, tapi nggak ada aksi untuk mendaftar. Ya nggak? Meski demikian, ada beberapa hal yang harus kamu lakukan sebelum mendaftar.

1. Riset

Jangan sepelekan riset sebelum kamu menyesal kemudian. Riset yang dimaksud di sini adalah mempelajari dengan sangat seksama tujuan studi kamu. Apa saja yang perlu diriset?

• Program studi yang kamu tuju. Baca juga modul atau mata kuliahnya, apakah sesuai yang kamu harapkan
• Lingkungan kampus, baik dari sisi demografi maupun sosial. Kalau kamu nggak suka cuaca dingin yang ekstrim, jangan cari universitas di Skotlandia, misalnya. Atau kamu nggak bisa tinggal di lingkungan yang terlalu bebas, jangan pilih Belanda. Contoh lain adalah pertimbangan komunitas yang dekat dengan kita. Misalnya, banyak orang Indonesia ingin kuliah di Birmingham karena kota di Inggris tersebut dikenal dengan komunitas muslimnya yang besar.
• Syarat pendaftaran. Ini  yang paling penting. Setiap universitas, bahkan setiap program punya syarat masing-masing terutama GPA atau IPK minimum, dan kecakapan bahasa. Syarat yang paling umum antara lain:
  • Transkrip (English)
  • Ijasah (English)
  • Bukti kecakapan bahasa (IELTS, TOEFL, dsb)
  • Surat rekomendasi (English)
• Perhatikan syarat-syarat khusus juga, terutama di universitas 3 teratas. Misalnya, Imperial College Business School meminta kita merekam video profile dengan durasi maksimal 2 menit, lalu wawancara melalui Skype. Persyaratan khusus bisa juga terkait dana. Ada universitas tertentu yang mensyaratkan registration fee cukup besar.

Riset yang aku lakukan adalah browsing forum pelajar dan alumni, eksplorasi website universitas, datang ke pameran-pameran pendidikan. Pada beberapa universitas, aku juga minta dikirimkan prospectus, semacam buku promosi berisi informasi tentang universitas atau program terkait.

Ada juga universitas yang nggak menyediakan jasa pengiriman prospectus seperti UCL dan Imperial College London. Tetapi kamu bisa download e-prospectus atau pesan tailor-made prospectus, alias prospectus yang disusun sesuai kebutuhanmu.

2. Set a timeline and do your homework

Seperti yang disebutkan sebelumnya, ada sederet persyaratan yang perlu kamu persiapkan seperti personal statement. Perlu diingat bahwa personal statement bukan CV berbentuk prosa. Taruh posisimu seorang recruiter berlatar belakang akademik berbeda denganmu. Nggak penting kamu dulu kuliah apa, tetapi apa yang kamu dapat saat kuliah. Nggak penting jabatanmu di organisasi, tetapi apa yang beri atau pelajari dari organisasi itu.

Jangan pernah berpikir untuk bikin personal statement dalam semalam dan langsung kirim. Cek lagi, lagi, dan lagi. Grammar, konten, diksi, pastikan semuanya sempurna. Akan lebih baik minta masukan dari teman-teman atau senior yang lebih berpengalaman. Untuk urusan tata bahasa, aku sarankan serahkan ke proof-reader atau kawan yang memang ahlinya.

Timeline sangat perlu dalam proses ini. Karena bisa jadi akan ada banyak hal tak terduga, misalnya proses penerjemahan dokumen yang memakan waktu, atau teman kamu belum sempat membaca essaimu. Jauh-jauh deh dari SKS, Sistem Kebut Semalam.

Nah, kalau ternyata yang mengganjal adalah syarat kecakapan bahasa, sediakan waktu untuk mengasah kemampuan kebahasaanmu. Bisa dengan les, atau otodidak. Jangan lupa ambil tesnya juga. Wajib!

3. Daftar

Aku sering bertemu teman-teman yang ingin kuliah di sana-sini, risetnya sudah komplit, setiap pameran pendidikan didatangi, tapi nggak daftar-daftar juga. Nggak ada LoA turun dari langit ya guys.. Kamu harus daftar, harus kumpulin itu semua persyaratan, klik ‘Submit’. Keajaiban tidak akan terjadi sampai kamu klik!

Paling tidak, beranikah buka akun pendaftaran dan baca manualnya dengan seksama. Dari situ kamu tahu apa aja informasi yang dibutuhkan dan mana yang perlu persiapan.

Setelah daftar, kamu akan dapat kode registrasi. Kode tersebut harus kamu simpan karena akan dipakai di semua komunikasi dengan universitas terkait aplikasimu.

Berapa lama waktu harus menunggu dapat LoA?

Lamanya bervariasi. Kalau musim pendaftaran, seperti Februari-Maret (Inggris), biasanya agak lama. Yah, satu-dua bulan lah. Jadi, sangat disarankan untuk international students macam kita-kita ini untuk mulai buka akun pendaftaran setahun sebelumnya, sekitar September. Kalau kamu ragu-ragu atau perlu informasi tertentu, bisa kirim email ke kepala departemen atau international office kampus tersebut. Selama bukan musim daftar, mereka sangat responsif. Paling molor, seminggu baru dibalas.

Nah, untuk kasus-kasus tertentu, misalnya mengejar deadline beasiswa, LoA bisa diterbitkan lebih cepat. Rekor LoA tercepat yang pernah aku dapat adalah 2 hari. Pernah juga seminggu. Nggak disarankan sih, tapi kalau kepepet, boleh dicoba trik berikut:

• Setelah mendaftar, kirim email ke International Office bahwa kamu punya tenggat beasiswa tanggal sekian, sehingga kamu perlu LoA sebelum tanggal sekian. International Office tidak selalu langsung mengiyakan, tapi setidaknya kamu nggak harus menunggu berbulan-bulan. Jangan lupa sertakan kode registrasimu di subject atau kepala email.
• Kalau kamu sering ikut pameran pendidikan, minta kartu nama agen recruiter dari universitas terkait. Kalau ada yang gawat begini, mintalah bantuan dia untuk mempercepat proses aplikasi karena tenggat beasiswa dsb. Jalur ini lebih ampuh. Trust me!

Seperti apa sih wujud surat sakti LoA?

Berikut ini beberapa contoh LoA untuk universitas di Belanda dan Inggris. Klik untuk memperbesar:

Kalau kamu punya pertanyaan atau pengalaman tentang mendapatkan LoA dari universitas di luar negeri, silahkan dibagi di kolom komentar atau email salam@tikawe.com.

Semoga bermanfaat!